Contratos de organización de eventos

Bandejas de copas de cava en referencia a un contrato de organización de eventos

¿Sabes redactar un contrato de organización de eventos? Si tienes un local con las condiciones necesarias para realizar un evento y quieres formar una empresa organizadora de festejos, entonces te enseñaremos como debes redactar tus contratos. Veremos cuáles son las partes que lo conforman, para qué celebraciones aplica y qué elementos deben especificarse en el documento.

¿Cuál es el objetivo de un modelo de contrato de organización de eventos?

En el documento se plasma el compromiso entre la empresa que brinda los servicios para la celebración y el cliente. Para ello se deben haber acordado previamente las condiciones comerciales; lo que incluye, o no, el servicio. Ambas partes deben plasmar la aceptación de los términos y condiciones mediante la firma del documento.

De esta manera la empresa se compromete a aportar una serie de servicios que facilitan una determinada celebración. El cliente se compromete a abonar un importe específico por la prestación de dichos servicios.

Adicionalmente suelen incluirse cláusulas para asegurarse de que durante el evento no se incurra en daños mayores. Por lo general, se específica quien asumirá la responsabilidad por los daños ocasionados y cómo lo hará. Como vemos ambas partes se benefician en la celebración de este tipo de contratos.

¿Qué partes conforman un Contrato de Organización de Eventos?

Tal como se mencionó, el modelo contrato organización de eventos se conforma entre dos partes:

  • El prestador del servicio, que en este caso sería la empresa organizadora.
  • El usuario o cliente.

¿Para qué tipo de eventos aplica?

El modelo contrato de organización de eventos puede aplicarse para una gran diversidad de celebraciones. Puede usarse para fiestas de grado, para lanzamientos de marcas o productos, para cumpleaños o bodas. La empresa organizadora tiene la potestad de decidir para qué tipo de celebraciones prestará sus servicios.

Puede que el mismo documento le sirva para todas las celebraciones. También puede optar por cambiar las cláusulas en función de cada evento ofreciendo un documento más personalizado.

¿Cuáles son los elementos predominantes en este tipo de contratos?

El modelo contrato organización de eventos que en esta web te suministramos contiene los siguientes elementos claves:

Fecha del evento

Es importante definir la fecha del evento con suficiente antelación para prevenir coincidencias con otras celebraciones.

Términos de Pago

Por lo general, la prestación de estos servicios amerita un porcentaje de la totalidad del pago por adelantado.

Penalidad por pago tardío

Algunas empresas convienen en aceptar un porcentaje del 20 al 30% del pago total una o dos semanas después. En estos casos conviene incluir cláusulas claras en cuanto a la penalidad aplicable al pago tardío para evitar el mismo.

Condiciones por cancelación

Se suele permitir la cancelación del evento con cierto tiempo de anterioridad. La empresa decidirá qué condiciones aplicar en caso de que se cancele fuera del plazo.

Confidencialidad

La compañía organizadora establece un acuerdo de confidencialidad en cuanto las actividades realizadas durante el evento.

Limitación de la responsabilidad

Se establece qué aspectos forman parte de la responsabilidad de la compañía y qué aspectos asumirá el cliente.

Modificación del contrato

El modelo contrato de organización de eventos podría ser modificado en las fechas previas a la realización del mismo. La compañía establece el plazo límite para realizar cualquier modificación luego de haberlo firmado. Para que no tengas problemas causados por el «yo te dije» o «tu me dijiste», lo mejor es firmar un contrato en el que esté todo bien especificado y así ocurren dos cosas, primera la parte contraría va a pensárselo dos veces antes de incumplir el contrato y segundo en caso de que incumpla el contrato, puedes acudir a los tribunales y denunciar por incumplimiento de contrato y también por daños y perjuicios, como te explicamos en nuestro artículo incumplimiento de contrato No lo dudes, descargate desde aquí el formato que prefieras cumpliméntalo y firmalo:

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